15年以上愛されるTODO管理法「GTD」って何？

「GTD（Getting Things Done）」というTODO管理法はご存知でしょうか。

2002年にアメリカのデビッド・アレンさんが書いた本「仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法（原題：Getting Things Done）」で提唱されたもので、15年経った今でも根強い人気を誇る手法です。

主にナレッジワーカー向けの手法で、ストレスフリーに仕事をすすめることを目的としています。

なんで「GTD」だとストレスフリーになるの？

TODO管理法は数多ありますが、なぜGTDだとストレスフリーになるのでしょうか？

1：全てのTODOを頭から追い出すから

まず最初にやることが「収集」です。

つまり、自分がやるべきことをすべて書き出すということです。

現状分かっているTODOを全て書き出す必要があります。

そしてそのTODOを分類・リスト化し、常に目の見えるところに置いておきます。

そのTODOリストはTODOが生まれたらすぐにそこに書くようにします。

そうすると「あれ？何かかやらなきゃいけなかったことがあったような……」といった不安が無くなるんです。

2：何度も優先度を見直すから

リスト化したTODOは、定期的に優先度を見直します。

そうすることで、常に自分のTODOを俯瞰することになり、「いつ頃終わるのか」が見えてくるようになります。

人間、先の見えない道を走っていたら、必ず不安にかられてしまいます。

このTODOの洗い出しと俯瞰ができると、ゴールが予測できるので、安心して仕事を進められるのです。

3：TODOをこなすことが楽しくなるから

GTDでは、整理したTODOを、いつどの時間でやるのかを決めます。

そうすると、TODOがどんどん終わっていくし、終わっていくことが可視化されるので、それが楽しくなってくるのです。

あと、決めた時間よりも短くTODOが終わった時、メチャクチャ快感です。

ちなみにGTDでは「2分以内に終わる仕事はその場で終わらせる」というルールがあります。

そういったちょっとした仕事はついつい放置しちゃいがちですが、それが無くなるので、楽しい状態が持続するのです。

Q：本当に「GTD」って効果あるの？　A：あります！

私はデビッド・アレンさんのGTDに関する関連本「ストレスフリーの整理術」を5年前に買って読み、その本に書いてある方法を自己流にアレンジして、未だに使い続けています。

当時、複数の受託案件のプロジェクトと同時に、自社サービスの黒字化のミッションを同時に進めていたこともあり、仕事を管理しきれていませんでした。

ストレスフルな毎日を過ごしていて、これを打破しなければ……という時に、先輩からこの本を紹介されたんです。

それ以来、本当にストレスが少なくなったし、仕事の効率が確実に上がりました。

ストレスが無くなると、クリエイティビティが上がるため、仕事の質が高まります。

また、仕事を俯瞰できるので、今やるべき仕事を進められるため、仕事の効率が上がるんです。

ちなみにこの自己流の方法を社内でも共有しているのですが、既に10人以上が私の方法を実践しており、みんな「ぐっちさん（私のあだ名）のGTDで仕事の効率が上がった！」と絶賛して使い続けてくれています。

特別なツールは不要！カンタンに始められる「GTD」の具体的な方法

「GTD」の凄さを語ってきましたが、「じゃあ実際にどうやればよいの？」という部分が気になるのではないでしょうか。

「ストレスフリーの整理術」を読むと、システム手帳や書類のファイルボックスなどの様々なツールでのやり方を紹介しているのですが、自分がそれらを使うイメージが湧かなかったんですね。

あと、この「GTD」の思想を活かしたアプリやツールも数多くあり、一通り試してみたのですがどれもイマイチだったんです。

なので、自分なり方法を編み出しました。

というわけで、私が5年間実際にやっている「GTD」の具体的な方法をご紹介します！

ちなみにこの方法は普段PCで仕事をする人向けです。

ナレッジワーカーの中でも、ずっと外回りの営業をされているなど、PCを仕事上あまり触らない方には向かない方法です。

GTDの具体的な方法 〜準備編〜

まずは準備です。

この準備はできれば営業日以外の土日などでやっておくと、安心です。

1：Googleスプレッドシートを用意する

私が編み出した方法ではGoogleスプレッドシートを使います。

こちらは無料で登録をすることができます。

Googleスプレッドシートは会社で使っている方も多いのと、登録も3分以内には終わるので、すぐに始めることができるかと思います。

スプレッドシートはスマホアプリなどには向かないのですが、結局PCで仕事をするので、スプレッドシートで十分事足りるのです。

ちなみにPCがない状況でTODOが生まれた場合の管理方法もこの後ご紹介します。

2：項目をつくる

スプレッドシートに項目を入れていきます。まずは項目名のみ記載してください。

項目ごとの意味は下記のとおりです。

• #：TODOの番号を入れます。（これは無くてもOKです）
• タスク：TODOの概要を書く行です。
• URL：TODOに関連するURLを書く行です。（例：GithubのissueURL、資料のURL等）
• 分類：「GTDの具体的な方法〜運用編〜」で詳細を説明します。
• カテゴリ：プロジェクト名を書きます。
• 場所：そのTODOの制約条件を書く行です。例えばそのTODOを進めることができる場所（社内ネットワークでしかできない作業の場合は「社内」）、ないしTODOを進めるにあたって必要なメンバーの名前等を書きます。
• 期日：そのTODOを実行する日を書きます。

ちなみに項目はすべてソートできるようにしておいてください。

3：TODOをすべて書き出して整理する

TODOをすべて書き出します。作業の流れを細かく説明していきます。

a：TODOをすべて書き出す。

まずは「タスク」の行にひたすらに思いつく限りの「もうすでに分かっているTODO」を書いていきます。

定常的にやっている（週1で必ずやるTODO等）も全て入れます。

ちなみに私は最初これを書き出すのに4時間ほどかかりました。

ただ、書き出していくうちに、このGTDが無かったら忘れていたであろうTODOも思い出していくので、これやるだけで「GTDやってよかった〜」って思えます。

b：整理をする

書き出したTODOを整理していきます。

ここでは「URL」「カテゴリ」「場所」をTODOに応じて書いていきます。

ちなみに書かなくても管理はある程度できるのですが、書いておくと「運用」を始めた時に楽になります。

4：優先度を付け、日付ごとに整理する

残りの項目「期日」を入れていきます。

その時に自ずと優先度を付けることになります。

TODOを管理していると、ついつい「全部優先度MAX！」「明日やろうは馬鹿野郎！」と、全部今日やってしまおうとしてしまいませんか？

でも、そんなことは無理です。

なので、このTODOはこの日にやる、という現実的な日程を「期日」に埋めていってください。

あと「分類」の欄にはいったん「カレンダー」と入れておいてください。

GTDの具体的な方法 〜運用編〜

ここからは毎日の営業日におけるGTDの運用方法をご紹介します。

1：朝に今日の日付でソートをしてTODOを確認する

まずは準備編の「4：優先度を付け、日付ごとに整理する」で入れた「期日」の日付を今日の日付でソートします。

すると、その日にやるべきTODOが一覧になります。

この今日のTODOが一覧になる、というのもGTDの特長です。

今日のTODOの終わりが見えるので、それだけでストレスがかなり軽減されます。

2：カレンダーにTODOをやる時間を埋める

一覧になった今日のTODOそれぞれがどれくらい時間がかかるか見積もった上で、カレンダーにTODOを入れていきます。

そしてカレンダーに入ったら、シートに書かれている該当するTODOの「分類」を「スケジュール済み」にします。

カレンダーに入れる時のポイントは、必ず2時間、空き時間を作ることです。

仕事していると、絶対に差し込みの仕事って入りますよね？

2時間あけておくと、その差し込み仕事も処理することができるんです。

あとTODOを入れて、カレンダーの中に入れられなかった場合は次の日のTODOにします（期日を次の日にする）。

ここで無理して2時間の空き時間にTODOを詰め込んではいけません。

もちろん、定時を過ぎた時間までTODOを入れないようにしてくださいね。

そこで定時を超えるようであれば、業務量が過剰である証拠なので、すぐに上司に相談しましょう。

もし運良く差し込みの仕事が入らなければ、その2時間で次の日に回したTODOをやりましょう。

3：TODOが発生したら整理してシートに埋める

TODOが発生したら、すぐにシートに記入します。

その時に基本的には全ての項目を埋め、分類は「カレンダー」にしておきます。

当日に、新規で発生したTODOが処理できるならカレンダーに入れて分類を「スケジュール済み」にし、難しいようであれば「期日」を次の日以降の日付にしてください。

追加するたびに今日の日付でソートをすれば、新しいTODOが表示されないので、「あぁ、このTODOあるよ…」といった余計なストレスを感じずに済みます。

ちなみに差し込みのTODOが入ったら、先程空けておいた2時間のバッファで処理するようにしてください。

あと2分以内に終わるTODOは、シートに書かずにその場でやる、というのも重要です。

4：PCが触れない時はメールでTODOを自分に送る

外にいてどうしてもTODOをシートに記入できない…。

そんな時は自分に対してTODOをメールで送ることで、TODOの抜け漏れがないようにします。

そしてPCを触った時にメールボックスを確認して、そのTODOをシートに入れます。

ちなみに自分にメールを送る時に便利なのがCaptioです。

これはアプリを開いたらテキスト編集画面になり、そこに打った内容を1タップで自分にメールすることができるアプリなんです。

普通のメールアプリだと「新規メール作成ボタン」→「文字編集」→「自分のアドレスを選ぶ」→「送信」と4ステップあるのですが、それが2ステップになるので、積み重なってかなりの時間短縮になります。

108円かかってしまうのですが、払う価値アリです。

5：TODOをこなす

カレンダー通りにTODOをこなしていきます。

TODOが完了したら「分類」を「done」にしていきます。

もし時間通りにTODOをこなせなかったら、カレンダーをTODOが終わった時間にした上で、再度カレンダーを埋めなおしてください。

今日のカレンダーにTODOがハマらなくなったら、次の日にTODOをずらしてください。

「今日できないことは明日やる」という諦めがGTDでは大事です。

6：定期的にTODOを俯瞰する

TODOが終わる度に、まだ終わっていないTODOを俯瞰してください。

TODOは常に変化（特に増加）します。

なので、こまめに俯瞰をしないと「今やるべきTODO」が分からなくなってしまいます。

「え、そんなにしょっちゅう俯瞰するの？時間のムダじゃない？」と思うかもしれません。

しかし、「今やるべきTODO」を間違えて、あとで無理をしてそのTODOをこなさなければいけなくなるより、よっぽどストレスが無いし、余裕を持ってTODOをこなすことができます。

そうすれば必ず仕事の質はあがるので、絶対に「俯瞰」をサボらないでください。

7：仕事終わりに1日を振り返る

仕事が終わったら、今日できたTODOを確認してください。

スプレッドシートの「分類」を「done」にすると、今日やったTODOが出てきます。

そして、朝に入れたカレンダーと実際のカレンダーで差が出た部分を確認することで、次の日以降のTODO消化時間の見積もりの精度が高まります。

そうやってPDCAを回していくことで、よりストレス無くTODOをこなすことができるようになります。

 

いかがでしたでしょうか？

TODO管理は永遠のテーマですが、私は間違いなく「GTD x スプレッドシート」のあわせ技をおすすめします。

もし自己流のやり方を編み出したい場合は、元のGTDの本を読んでみてはいかがでしょうか？

 

「この記事が役に立った！」という方は、ぜひシェアをよろしくお願いします。

参考図書

 

★Twitterやってます！ぜひフォローをよろしくお願いします。