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仕事人間の坂口です。
先日、ツイッターを見ていたらこんなツイートがありました。
会議やミーティングで次回までの宿題がある場合、直後にやったほうがかかる時間も短縮できるし、クオリティも圧倒的に高くなる。なぜならナマの情報が頭に短期記憶されてるから。逆に言えば、それくらい忘却曲線の威力は凄まじい。1週間前のMTG内容とかほとんど忘れてる。 pic.twitter.com/1UUqR8jeGK
— PuANDA (@shoichirosm) December 9, 2017
いやー、もう同意しか無い。
そもそも仕事は発生してからなるべくすぐ取り掛かった方が良いし、70%でもいいからいったん作ってしまうほうが質が高く、早く進められます。
ただ、やはり仕事ってどんどん増えていくし、すぐにやりたくてもできない場合があります。
その時に議事録が威力を発揮します。
みなさんって会議の議事録にこだわりってありますか？
個人的には下記のフォーマットで作っています。
- 日付
- 参加者
- 文責
- このMTGの目的
- 前回のTODO（担当者、期日、タスクステータス）
- 次回のTODO（担当者、期日、タスクステータス）
- 議題
- 議題に関するやり取り
この辺は人によると思うのですが、マストなのは「前回のTODO」「次回のTODO」です。
特にTODOは誰がやるべきタスクなのかが明確になるし、タスクの漏れがないかチェックをするチェック機構になるので便利です。
よく議事録に会話を全部書くひとがいますが、そうすると逆に会話の意味を理解せずに議事録に残ってしまうため、本来の意味と異なる形で書かれる恐れがあります。
なので、議事録は聞きながら要点をかいつまんで書くほうが良いかと思います。
その上で、議事録ってどのように共有していますか？
メールに文章張り付ける…といったことをしている方もいらっしゃるかもしれません。
私はGoogleドキュメントで、会議に対応した議事録用のファイルを1つ作って、そこで運用し続けます。
そしてそのURLは事前に参加者に共有しておきます。
そうすると1つのファイルに議事録がどんどん溜められ、また過去の議事録も辿れ、UIもワードに似ているため扱いやすく、おすすめです。
あと議事録の使いk棚のですが、個人的には「MTGのときに目の前に議事録を出しておく」と、非常に効率的です。
どこが良いかというと、共有と確認の手間が省ける点です。
目の前に出しておくと、自然とそちらを参加者の方は見ます。
すると、間違えている部分のチェックが自然と行われます。
そうすると、議事録がより確実な記録になるのです。
これ、実はGoogleの方とMTGした時にGoogleの方がやっていたんですね。
この方法だと目の前でMTGが文章化され、自分の頭の整理されて非常に良かったので、それ以降パクってます笑
よく言った言わない問題で悩む方が多いですが、そういう方は
・TODOをしっかり書いておく
・Googleドキュメントで議事録を残す
・MTG中に目の前に議事録を出しておく
上記の3つをぜひやってみてください。
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